Шановні пані та панове, ця Політика конфіденційності допоможе вам приймати обґрунтовані та усвідомлені рішення щодо обробки ваших персональних даних у межах діяльності, що проводиться Valmet Automotive Sp. z o.o. з місцезнаходженням за адресою: вул. Транспортна 1, Жари. Просимо уважно ознайомитися з її змістом.

Вступ

Цей документ містить Нашу Політику конфіденційності, тобто принципи, якими ми керуємося в процесах обробки персональних даних. Документ також включає інформаційні обов'язки, які відповідно до законодавства повинні бути представлені особам, чиї дані обробляються, тобто вам. Перш ніж перейти до деталей, ми хочемо підкреслити деякі з ключових принципів захисту персональних даних. Вони важливі для Нас, і ми віримо, що вони також важливі для вас.

Політика конфіденційності реалізує чотири основні цілі, а саме:

1. пояснення, як організація обробляє інформацію, яку ви їй надаєте, щоб ще краще адаптувати свої продукти та послуги до ваших очікувань,
2. гарантування, що всі відомості про процес обробки ваших даних були надані чітко та прозоро,
3. запевнення вас, що персональні дані, оброблювані організацією, є безпечними стосовно загроз, що виникають в процесах їх обробки,
4. забезпечення прозорості у взаємодії з представниками організації, щоб реалізація вашого права на конфіденційність була завжди гарантована.

Усі інформація, яка отримується від вас, пов'язана безпосередньо чи опосередковано з діяльністю організації, тобто серійним виробництвом запчастин для механічних транспортних засобів. Компанія є адміністратором ваших персональних даних, що означає, що вона визначає цілі та засоби їх обробки. На практиці варто пам'ятати, що як адміністратор даних організація є суб'єктом, відповідальним за ваші персональні дані. Якщо виникають будь-які запитання або сумніви щодо ваших персональних даних, слід звертатися до Інспектора з захисту даних за адресою:

Загалом, усі персональні дані в організації поділяються на процеси, у яких вони обробляються, залежно від головної мети, що стоїть за цією обробкою, а також категорії осіб, дані яких обробляються. Це будуть наступні:

1. Рекрутинг

Персональні дані кандидатів на роботу обробляються з метою вибору найбільш відповідних кандидатів на конкретні посади для поточних та майбутніх процесів рекрутингу. Ваші персональні дані в цьому процесі обробляються на основі вашої згоди (щодо чутливих даних, які можуть бути в заявках на роботу) або для укладення трудового договору чи іншого цивільно-правового договору, а також на основі положень трудового законодавства. Крім того, правовою підставою для обробки персональних даних в цьому процесі є також правомірна мета обробки, а саме статистичні дії, що стосуються звітності та контролю якості. Надання персональних даних в цьому процесі на основі вашої згоди є добровільним, однак їх ненадання ускладнить нам ефективне проведення процесу рекрутингу. Згідно з вимогами трудового законодавства щодо рекрутингу надання деяких персональних даних є обов'язковим, а деяких - факультативним. У процесі рекрутингу, якщо ви не будете вибрані, але ви дасте згоду на обробку персональних даних для майбутніх процесів рекрутингу, ваші персональні дані будуть зберігатися протягом 2 років від останньої вашої реакції на пропозицію наступного рекрутингу. По закінченню цього періоду ваші дані будуть повністю видалені з ресурсів компанії. Ваші персональні дані в цьому процесі можуть бути передані зовнішнім сторонам, які беруть участь у процесі рекрутингу (наприклад, портали для пошуку роботи), однак ми підкреслюємо, що ці суб'єкти знаходяться під постійним наглядом компанії і забезпечують принаймні той самий рівень безпеки персональних даних.

2. Працевлаштування

Персональні дані працівників та співробітників обробляються з метою обслуговування процесу працевлаштування персоналу та забезпечення підтримки в рамках виконання цивільно-правових угод, обслуговуваних в інших процесах обробки персональних даних, а також забезпечення безпеки осіб та майна. Ваші персональні дані в цьому процесі обробляються на підставі вимог законодавства в частині чутливих даних, коли обробка необхідна для цілей профілактики здоров'я або медицини праці, для оцінки здатності працівника виконувати роботу, забезпечення медичного обслуговування або соціального забезпечення, коли обробка необхідна для виконання обов'язків та реалізації особливих прав компанії або вас у сфері трудового законодавства, соціального забезпечення та соціальної охорони, а також коли обробка необхідна для встановлення, розгляду або захисту претензій. Крім того, ваші персональні дані можуть також оброблятися для виконання трудового договору або іншої цивільно-правової угоди. Зрештою, ваші персональні дані обробляються на підставі так званої правомірної мети компанії в галузі захисту осіб та майна, статистики, звітності та контролю якості. Надання персональних даних в цьому процесі є обов'язковим, і наслідком ненадання даних може бути неможливість встановлення співпраці. В процесі працевлаштування на підставі трудового договору ваші персональні дані будуть зберігатися протягом 10 років після останньої операції з персональними даними в рамках працевлаштування (за винятком осіб, працевлаштованих до 1 січня 2019 року — в цьому випадку період зберігання складає 50 років). В процесі працевлаштування на основі цивільно-правових угод ваші персональні дані будуть оброблятися протягом 6 років після останньої операції з даними. По закінченні цього терміну ваші дані будуть повністю видалені з ресурсів компанії. Ваші персональні дані в цьому процесі можуть бути передані зовнішнім сторонам, що беруть участь у процесі працевлаштування, однак ми підкреслюємо, що ці суб'єкти знаходяться під постійним наглядом компанії і забезпечують принаймні той самий рівень безпеки персональних даних. Крім того, ваші дані можуть бути надані отримувачам даних (наприклад, суб'єкти, що надають послуги соціального пакету), про що ви будете інформовані ними.

3. Процес продажу та обслуговування клієнтів

Персональні дані клієнтів та представників клієнтів (у разі обслуговування інституційних клієнтів) обробляються з метою виконання всіх розрахунків з клієнтами, постачальниками, а також для забезпечення відповідності діяльності компанії податковому законодавству. Ваші персональні дані в цьому процесі обробляються на підставі вимог законодавства, зокрема на підставі Закону від 29 вересня 1994 року про бухгалтерський облік та Закону від 11 березня 2004 року про податок на товари та послуги. Крім того, правовою підставою для обробки ваших персональних даних є виконання угоди, що була укладена, а також так звана правомірна мета адміністратора даних, тобто аналіз статистичних даних та складання бухгалтерських балансів. Надання персональних даних у цьому процесі є обов'язковим, і наслідком ненадання даних може бути неможливість правильного розрахунку послуг. В бухгалтерському процесі дані будуть оброблятися протягом 6 років з моменту виконання останньої операції з даними, що стосуються розрахунку бухгалтерських документів. По завершенні цього періоду ваші дані будуть повністю видалені з ресурсів компанії. Ваші персональні дані в цьому процесі можуть бути передані зовнішнім суб'єктам, які беруть участь у бухгалтерському процесі (наприклад, зовнішнім бухгалтерським офісам), однак ми підкреслюємо, що ці суб'єкти знаходяться під постійним наглядом компанії і забезпечують принаймні той самий рівень безпеки персональних даних. Крім того, ваші дані можуть бути надані отримувачам даних (наприклад, податковим органам або аудиторам), про що ви будете інформовані ними у разі контакту.

4. Процес виконання поставок

Персональні дані постачальників та представників постачальників (у разі використання постачальників-інституцій, наприклад, водіїв) обробляються з метою виконання угоди про поставку або надання послуг. Ваші персональні дані в цьому процесі обробляються на підставі мети, якою є виконання угоди, що була укладена, а також на підставі так званої правомірної мети адміністратора даних, тобто виконання угоди з клієнтом, коли він користується послугами третіх осіб у сфері поставок, рекламацій та гарантії на дефекти. Надання персональних даних у цьому процесі є обов'язковим, і наслідком ненадання даних може бути неможливість скористатися послугами постачальників. У процесі обробки даних постачальників компанією дані будуть зберігатися протягом 6 років з моменту виконання останньої операції з даними у зв'язку з виконанням поставки або послуги. По завершенні цього періоду ваші дані будуть повністю видалені з ресурсів компанії. Ваші персональні дані в цьому процесі можуть бути передані зовнішнім суб'єктам, які беруть участь у процесі (наприклад, суб'єкти, що співпрацюють з компанією), однак ми підкреслюємо, що ці суб'єкти знаходяться під постійним наглядом компанії і забезпечують принаймні той самий рівень безпеки персональних даних. Ваші персональні дані, зокрема дані водіїв, що здійснюють поставки, можуть бути надані отримувачам даних, тобто суб'єктам, що перевіряють ідентичність водіїв у зв'язку з видачею та отриманням товарів.

5. Відеоспостереження та реєстрація розмов

Персональні дані осіб, що потрапляють у зону відеоспостереження, обробляються з метою забезпечення безпеки осіб та майна, а також захисту життєво важливих інтересів гостей, персоналу та компанії. Ваші персональні дані в цьому процесі обробляються на підставі так званої правомірної мети, якою є можливе відшкодування збитків або захист від претензій. Крім того, дані осіб можуть оброблятися також з метою захисту життєво важливих інтересів особи, до якої ці дані належать. У процесі зберігаємо ваші персональні дані протягом 90 днів з моменту їх фіксації, тобто з моменту запису на відеоспостереження. Надання персональних даних є добровільним (потрапляння в зону відеоспостереження). Ваші персональні дані в цьому процесі можуть бути передані зовнішнім суб'єктам, які беруть участь у процесі (наприклад, компаніям, що надають послуги охорони осіб та майна), однак ми підкреслюємо, що ці суб'єкти знаходяться під постійним наглядом компанії і забезпечують принаймні той самий рівень безпеки персональних даних, що й компанія.

Ваші права

Хотіли б підкреслити, що ми гарантуємо кожній особі, чиї дані ми обробляємо, можливість скористатися наступними правами:

• право доступу до змісту даних – ви можете звернутися з проханням описати процес обробки конкретно ваших персональних даних та надати будь-які дані, що зберігаються про вас. Однак наголошуємо, що надмірне використання цього права може ускладнити роботу в організації, тому просимо вас бути обережними при використанні цього права.
• право на виправлення даних – ми докладаємо всіх зусиль, щоб завжди обробляти найбільш актуальні дані про вас, однак якщо виявиться, що дані, які ми обробляємо, стали некоректними, ви завжди можете звернутися до нас з проханням виправити їх.
• право на видалення даних – якщо ви більше не бажаєте, щоб організація продовжувала обробляти ваші персональні дані, ви завжди можете звернутися до нас з проханням їх видалити. Однак ми звертаємо вашу увагу, що це право не завжди може бути виконано, оскільки частина даних організація зобов'язана зберігати через обов'язкові вимоги законодавства.
• право на обмеження обробки – якщо ви виявите, що дані, які обробляються організацією, з якихось причин не повинні бути видалені після зазначених періодів зберігання (ретенція даних), ви можете звернутися з проханням їх подальшого зберігання.
• право на перенесення даних – якщо ваші персональні дані будуть оброблятися в інформаційних системах, ви можете звернутися з проханням перенести їх до іншого постачальника послуг або безпосередньо до вас. Однак звертаємо увагу, що це право застосовується лише до тих даних, які ви самі надали.
• право на заперечення – ви завжди можете висловити заперечення проти обробки конкретних персональних даних з конкретною метою. У кожному такому випадку ваше заперечення буде розглянуте, і ваші зауваження будуть враховані при обробці ваших даних у майбутньому.
• право відкликати згоду – в будь-який час ви можете відкликати вашу згоду на обробку персональних даних, однак будь-які дії, які були виконані з вашими даними до її відкликання, залишатимуться чинними.
• право подати скаргу – якщо ви вважаєте, що організація порушує ваше право на конфіденційність, ви завжди можете звернутися до Голови Управління з охорони даних з скаргою, однак ми рекомендуємо спочатку вирішити ваші сумніви разом з нами до подання такої скарги.

Підсумок

Підсумовуючи, організація та весь її персонал докладають особливих зусиль, щоб процеси обробки ваших персональних даних якомога менше порушували вашу приватність, однак якщо на будь-якому етапі обробки ваших персональних даних виникнуть сумніви щодо відповідності цих дій вимогам законодавства, просимо вас звернутися до нас за адресою: [email protected]